Zapytanie ofertowe na organizację konferencji pn. „Zdrowi i bezpieczni w Aglomeracji Kalisko-Ostrowskiej”

Zapytanie ofertowe w ramach projektu pn. „Wzmocnienie potencjału instytucjonalno-kadrowego Stowarzyszenia Aglomeracja Kalisko-Ostrowska dla Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Aglomeracji Kalisko-Ostrowskiej na lata 2024-2026”.
Postępowanie o udzielenie zamówienia na organizację konferencji pn. „Zdrowi i bezpieczni w Aglomeracji Kalisko-Ostrowskiej”.

I. Zamawiający:

Stowarzyszenie Aglomeracja Kalisko-Ostrowska
Główny Rynek 20, 62-800 Kalisz
adres korespondencyjny: Stowarzyszenie Aglomeracja Kalisko-Ostrowska
ul. Kolegialna 4, 62-800 Kalisz
Tel./fax: +48 62 5985237
e-mail: biuro@sako-info.pl

II. Tryb udzielania zamówienia:

Zamówienie o wartości nieprzekraczające progu 170 000,00 PLN netto oraz nieprzekraczające progu 80 000,00 PLN netto zostanie udzielone zgodnie z „Regulaminem udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 170 000 złotych netto w Stowarzyszeniu Aglomeracja Kalisko-Ostrowska”.

III. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia są usługi oznaczone kodem CPV:

79950000-8 – Usługi w zakresie organizowania wystaw, targów i kongresów.

2. Przedmiotem postępowania jest świadczenie przez Wykonawcę usługi polegającej na kompleksowej organizacji konferencji pn. „Zdrowi i bezpieczni w Aglomeracji Kalisko – Ostrowskiej”. W jednym z następujących terminów: 25-26.09.2026 r. lub 2-3.10.2026 r.

3. Usługa realizowana będzie w ramach projekt pn. „Wzmocnienie potencjału instytucjonalno-kadrowego Stowarzyszenia Aglomeracja Kalisko-Ostrowska dla Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych Aglomeracji Kalisko-Ostrowskiej na lata 2024-2026”, realizowanego w ramach Priorytetu 7. Fundusze europejskie na wielkopolskie inicjatywy lokalne, Działania 7.4. Wspieranie instrumentów terytorialnych ZIT, programu Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021-2027.

4. Organizacja konferencji obejmuje w szczególności wynajem sali konferencyjnej, wykonanie usługi gastronomicznej oraz zapewnienie bazy noclegowej, uwzględniającej podane poniżej kryteria, tj.:

a) wynajem sali konferencyjnej o powierzchni min. 120 m2 z możliwością zaciemnienia, wyposażonej w nagłośnienie (w tym min. 2 mikrofony, projektor multimedialny, ekran do prezentacji multimedialnych, flipchart z kompletem pisaków, krzesła i stoły na potrzeby konferencji dla grupy ok. 50-65 osób). Sala powinna być dostępna w godzinach od 13:00 do 24:00. Usługodawca zapewni po pracy warsztatowej również pracownika do obsługi technicznej i informatycznej sali oraz dostęp do szerokopasmowego łącza internetowego w trakcie wynajmu sali;

b) serwis kawowy/bufet konferencyjny w trakcie trwania konferencji zawierającego: kawę, herbatę, cukier, cytrynę oraz mleko/śmietankę do kawy – bez ograniczeń, soki owocowe (min. 200 ml/os.), butelkowaną wodę gazowaną i niegazowaną (min. 350 ml/os.), dwa rodzaje ciast pieczonych, kanapki (tartinki) po 2 sztuki na osobę, zupę na ciepło. Wskazany serwis powinien być dostosowany do ilości osób biorących udział w konferencji oraz na świeżo uzupełniany w przypadku ich braku podczas konferencji. Preferowany jest serwis kawowy w formie ciągłej;

c) kolacja powinna składać się z: przystawki, zupy (200 ml/os.), dania głównego w dwóch wersjach: mięsnej (80%) oraz wegetariańskiej (20%), deseru, wody, soków (min. 300 ml/os.), ciepłych napojów a także bufetu z zimnymi przystawkami, tj. minimum trzech rodzajów sałatek (w ilości min. 100 g/os.), wędlin, serów, miks mięs pieczonych, zakąsek rybnych, dodatków (różne rodzaje pieczywa, masło, min. 2 rodzaje sosów) oraz napojów ciepłych (kawa, herbata, cukier, cytryna, mleko/śmietanka do kawy – bez ograniczeń) i zimnych (woda, napoje gazowane i soki owocowe, min. 1 litr), wszystkie wielkości podane w przeliczeniu na 1 osobę. Zamawiający wyklucza kolację na świeżym powietrzu. Do oferty powinno zostać załączone przykładowe menu. Miejsce, w którym odbędzie się kolacja musi zostać zaakceptowane przez Zamawiającego, preferowane jest w tym samym obiekcie co baza noclegowa.

więcej informacji w załączniku do zapytania ofertowego.